事實(shí)上，項(xiàng)目中出現(xiàn)的很多問題都是交流不善所產(chǎn)生的結(jié)果。在今天這個(gè)嶄新的IT世界里，所有的項(xiàng)目都要在客戶的合作下才能夠完成，而這種合作絕對(duì)離不開良好的交流。但是，聰明的項(xiàng)目經(jīng)理是懂得如何來解決交流中出現(xiàn)的問題的。
一旦交流出現(xiàn)了問題，項(xiàng)目的成功就會(huì)遇到阻礙。那么問題通常出現(xiàn)在那些方面呢？
項(xiàng)目經(jīng)理要努力讓與項(xiàng)目有關(guān)的每一個(gè)人建立起同樣的期望值，包括項(xiàng)目應(yīng)該何時(shí)完成、帶來什么樣的結(jié)果，成本如何。這些期望值最初在對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行計(jì)劃時(shí)就應(yīng)該在計(jì)劃書中明確下來。但是，很多項(xiàng)目經(jīng)理沒有能夠讓關(guān)鍵股東及時(shí)了解期望值的變化。人們?cè)谧龀鰶Q策時(shí)通常要依據(jù)當(dāng)時(shí)所掌握的最佳信息，如果項(xiàng)目經(jīng)理不能讓所有人都對(duì)項(xiàng)目的期望值有同樣的了解，就會(huì)在同步性上出現(xiàn)問題。
如果不能及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展，人們就會(huì)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行過程中出現(xiàn)的變化感到意外。例如，如果你無法按照預(yù)計(jì)工期完成項(xiàng)目，而又不想讓股東在項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告中了解到這一點(diǎn)，那么該如何去做呢？
前攝性的交流意味著及時(shí)意識(shí)到無法按照預(yù)計(jì)工期完成項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。然后繼續(xù)按照預(yù)計(jì)工期的要求進(jìn)行項(xiàng)目。如果你不得不宣布無法按照預(yù)計(jì)工期完成項(xiàng)目，其他人能夠有所準(zhǔn)備，不會(huì)因此而感到過于不安。人們通常會(huì)由于在最后時(shí)刻才得知壞消息而感到憤怒和沮喪，因?yàn)樗麄円呀?jīng)來不及適應(yīng)變化了的情況了。
在一些情況下，股東們并不真正了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況。如果沒有正確的信息，人們是無法做出最佳的決策的。如果他們不了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況，就要花費(fèi)額外的時(shí)間去搜集更進(jìn)一步的信息。事實(shí)上，如果你及時(shí)向股東提供項(xiàng)目進(jìn)展信息，而他們卻不停的向你追問更新的信息，這可能表明你們之間的交流還是存在著問題。
在這種情況下，項(xiàng)目經(jīng)理沒有提前讓其他人了解項(xiàng)目會(huì)對(duì)他們產(chǎn)生的影響。交流通常總在最后一刻，但往往是為時(shí)已晚。 項(xiàng)目管理者聯(lián)盟
這樣的例子有很多。例如，項(xiàng)目經(jīng)理在三個(gè)月之前就已經(jīng)知道自己需要一位專家，但是卻在立即需要專家?guī)椭耙恢懿砰_始尋找。這樣，其他人就無法做好充分的準(zhǔn)備。
交流問題不僅可能出現(xiàn)在項(xiàng)目小組與其他部門、人員之間，還有可能出現(xiàn)在項(xiàng)目小組的內(nèi)部。有一些項(xiàng)目經(jīng)理沒有很好的同小組成員進(jìn)行交流，讓他們了解大家對(duì)自己工作的期望值。有的時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理不知道什么時(shí)候該給小組成員布置工作任務(wù)，有的時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理明明知道自己對(duì)小組成員的期望值，但卻沒有及時(shí)告訴他們，直到發(fā)現(xiàn)他們的工作出現(xiàn)了問題。有的時(shí)候，由于項(xiàng)目經(jīng)理沒有說明工作要求，小組成員花費(fèi)時(shí)間做了很多不必要的工作。無論是對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來說還是對(duì)于小組成員來說，這種交流不善的情況都讓他們做了很多額外的工作，也難免讓他們的心情感到沮喪。
有些項(xiàng)目經(jīng)理在剛開始的時(shí)候并不是良好的交流者。如果你覺得自己屬于這一類的話，就應(yīng)該通過培訓(xùn)或是他人的指導(dǎo)來更好的學(xué)習(xí)和掌握交流技巧。但是，在大多數(shù)情況下，交流出現(xiàn)問題并不是因?yàn)槿狈涣骷记?，而是因?yàn)闆]有對(duì)交流給予足夠的重視。很多項(xiàng)目經(jīng)理把前攝性的交流看作最不重要的一件事。當(dāng)他們與他人進(jìn)行交流時(shí)，通常既簡單又倉促，給人一種他們不愿意花費(fèi)時(shí)間與經(jīng)歷與別人進(jìn)行交流的感覺。
良好的交流秘訣在于讓聽者——而不是說者——成為焦點(diǎn)。要站在聽者的角度上考慮問題，想想他們想要得到什么樣的信息，什么信息對(duì)于他們來說最有用。如果你在起草一份項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告，那么一定要注明所有的必要信息，讓讀者了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況，包括已經(jīng)取得的成績、事項(xiàng)、風(fēng)險(xiǎn)、變化以及其他一些問題。如果在下一步的工作中你需要獲得某方面的資源支持，那么要盡早同資源經(jīng)理打招呼。并且要不斷的提醒他
注意你的需求。
一般來說，如果你的所作所為曾經(jīng)讓他人感到意外，這就是一個(gè)交流不善的標(biāo)志。（唯一的例外是項(xiàng)目經(jīng)理本身也感到了意外）項(xiàng)目經(jīng)理同樣應(yīng)該注意同小組成員之間的交流。如果你發(fā)現(xiàn)小組成員不清楚項(xiàng)目的工期，或是他們?cè)谧鲆恍┎⒉恍枰プ龅墓ぷ?，那么就該考慮一下自己同他們之間的交流是否存在著問題了。
很多項(xiàng)目都存在著問題。不要覺得交流是一種負(fù)擔(dān)，通過它可以使項(xiàng)目平穩(wěn)的進(jìn)行——大家就會(huì)少一些失望，少一些不確定，也不會(huì)再感到意外。交流不善是導(dǎo)致很多問題產(chǎn)生并且激化其他問題的原因。從另一方面來說，前攝性的交流可以幫助解決很多問題。