作為項(xiàng)目經(jīng)理，每周的項(xiàng)目進(jìn)展會(huì)議是你的一個(gè)重要工具。通過把握每周項(xiàng)目更新狀況，我們可以處理任何重大項(xiàng)目。進(jìn)展會(huì)議有助于：新的項(xiàng)目成員融入團(tuán)隊(duì)；項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，做出修正；項(xiàng)目經(jīng)理強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵問題，提供早期指導(dǎo)。精明的項(xiàng)目經(jīng)理從不把進(jìn)展會(huì)議僅僅作為了解項(xiàng)目進(jìn)度狀況的手段。他們往往在會(huì)前就已經(jīng)知道了項(xiàng)目的進(jìn)展情況。
實(shí)際上，進(jìn)展會(huì)議是幫助項(xiàng)目經(jīng)理推動(dòng)項(xiàng)目前進(jìn)的一個(gè)工具，使其能夠就那些將影響到最終可交付成果的關(guān)鍵問題給團(tuán)隊(duì)成員以指導(dǎo)。我在咨詢工作中發(fā)現(xiàn)了一些行之有效的簡(jiǎn)單方法，它們能夠幫助你取得成功。
1、仔細(xì)關(guān)注會(huì)前準(zhǔn)備
作為一名優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理，應(yīng)在每次進(jìn)展會(huì)議前與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的所有重要成員進(jìn)行溝通。如果對(duì)項(xiàng)目管理得力，你應(yīng)該隨時(shí)與團(tuán)隊(duì)成員保持緊密聯(lián)系。這樣的話，項(xiàng)目進(jìn)展會(huì)議上也不會(huì)發(fā)生意外。意外的發(fā)生會(huì)削弱你對(duì)項(xiàng)目的管理，并導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)成員對(duì)你失去信心。我通常從以下幾個(gè)方面進(jìn)行準(zhǔn)備：
詳細(xì)項(xiàng)目檢查：我會(huì)瀏覽一下需要在隨后的2～4周內(nèi)完成的各項(xiàng)任務(wù)，從而了解各方面的既定進(jìn)度。把自己不清楚的問題查明，特別是那些還關(guān)系到其他任務(wù)的重要部分。仔細(xì)地瀏覽各項(xiàng)任務(wù)將幫助你發(fā)現(xiàn)問題，增進(jìn)你對(duì)項(xiàng)目中的關(guān)鍵問題的理解。這些問題也是你將要在進(jìn)展會(huì)議上提到的。
發(fā)現(xiàn)瓶頸：我的一部分職責(zé)就是要發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中的瓶頸，并制定消除瓶頸的策略。務(wù)必記住，當(dāng)你消除了一個(gè)瓶頸時(shí)，其他問題又將會(huì)成為該項(xiàng)目的新瓶頸。
準(zhǔn)備關(guān)鍵問題清單：我會(huì)在關(guān)鍵問題清單上列出準(zhǔn)備在會(huì)上與整個(gè)團(tuán)隊(duì)或某個(gè)成員討論的要點(diǎn)。開會(huì)時(shí)，我會(huì)拿著這份事先準(zhǔn)備好的清單。你事先準(zhǔn)備的行為將會(huì)傳遞給整個(gè)團(tuán)隊(duì)，從而促使團(tuán)隊(duì)成員都在進(jìn)度會(huì)議之前做準(zhǔn)備。進(jìn)度會(huì)議的長(zhǎng)度不要超過一個(gè)小時(shí)。除整個(gè)團(tuán)隊(duì)參加的會(huì)議外，你也可以就具體問題組織僅由部分成員單獨(dú)參加的會(huì)議。時(shí)刻記住，不一定所有的團(tuán)隊(duì)成員都得牽扯進(jìn)項(xiàng)目的方方面面。
謹(jǐn)言慎行：人們對(duì)任何領(lǐng)導(dǎo)的評(píng)價(jià)總是來自于以下幾個(gè)方面：組織能力、洞察力、理解力、行動(dòng)能力、決斷性、思維方式和領(lǐng)導(dǎo)力。團(tuán)隊(duì)成員也在密切關(guān)注著你的一舉一動(dòng)，不要低估這種影響。
2、詳細(xì)安排會(huì)議
在制定會(huì)議日程時(shí)，可以參考下述方法。
點(diǎn)名：開會(huì)前，讓大家知道參加會(huì)議的所有人員。這對(duì)那些通過電話參加會(huì)議的遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)成員尤為重要，同時(shí)也會(huì)節(jié)約會(huì)議的時(shí)間。
及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)上的新問題：在為期一周的工作中，你可能發(fā)現(xiàn)了一些和項(xiàng)目有關(guān)的新問題。在會(huì)上要盡早和團(tuán)隊(duì)成員分享這些新信息，以便大家在討論項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度時(shí)會(huì)考慮到這些問題。但不是任何問題都值得占用會(huì)上的時(shí)間，所以務(wù)必最大程度地精簡(jiǎn)信息。
檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)展：按照項(xiàng)目計(jì)劃上的內(nèi)容，讓每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員就其本周任務(wù)完成情況及接下來兩周的計(jì)劃做一簡(jiǎn)短匯報(bào)。通過對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)展情況的檢查，你需要了解各項(xiàng)任務(wù)是否在按計(jì)劃進(jìn)行，是否有不能按時(shí)完成的情況出現(xiàn)。此外，你還需要讓團(tuán)隊(duì)成員交流與項(xiàng)目組成員或項(xiàng)目任務(wù)有關(guān)的問題。對(duì)會(huì)議的管理在這一環(huán)節(jié)尤為重要，因?yàn)榭傆腥讼矚g長(zhǎng)篇大論，以致占用了不必要的時(shí)間。
關(guān)鍵條目：完成了對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)展的檢查后，立即總結(jié)關(guān)鍵條目。你可以借此機(jī)會(huì)強(qiáng)調(diào)一下核心成員的重要作用，因?yàn)樗麄儗⒅苯佑绊懙疥P(guān)鍵條目的完成。同時(shí)，你也可以在此討論一下可行的方案，從而給團(tuán)隊(duì)成員提供一定的指導(dǎo)。
提問和討論時(shí)間：給團(tuán)隊(duì)成員留一些時(shí)間，使他們能夠就討論中未涉及的問題進(jìn)行提問。這時(shí)，你又可以借機(jī)強(qiáng)調(diào)一下那些你在之前或會(huì)上發(fā)現(xiàn)的關(guān)鍵問題。