軟件項目本身是溝通的產(chǎn)物。從客戶需求的前期調(diào)研到需求分析到架構(gòu)設(shè)計再到編碼設(shè)計實現(xiàn)到貫穿項目過程中的測試修改再到上線發(fā)布等等這一系列工作都是以溝通為基礎(chǔ)的。溝通不僅僅是軟件項目管理的必要手段，溝通更是軟件項目建設(shè)過程中的必需工具和必不可少的重要工序。
在做軟件項目測試服務(wù)的過程中經(jīng)常聽到如下抱怨：開發(fā)出來的東西根本不是我們想要的;我們要求的某某功能沒有實現(xiàn);最令甲方難平心中之憤的是之前這些問題都已經(jīng)口頭告知了乙方項目組成員，而乙方在項目實施過程中卻竟然無視如此重要的需求與反饋。也會聽到有的乙方項目經(jīng)理的苦訴：我手下的程序員在設(shè)計評審時描述了他所負責(zé)的模塊架構(gòu)，然而軟件開發(fā)出來后，我發(fā)現(xiàn)和我所理解的結(jié)構(gòu)大相徑庭……
也許有些情況比上述問題還要復(fù)雜，那么，問題何在?其實以上諸多問題都是有溝通引起的，溝通無效導(dǎo)致軟件項目的最終失敗。在軟件行業(yè)，溝通的成敗決定整個項目的成敗，溝通的效率影響整個項目的成本、進度，溝通不暢的風(fēng)險是軟件項目的最大風(fēng)險之一。在需求多變、邏輯性強、復(fù)雜程度高的軟件項目建設(shè)過程中需要建立起良好的溝通計劃與秩序，以嚴謹?shù)臏贤☉B(tài)度與科學(xué)的溝通方法保障軟件項目的順利實施。
明確的顧客需求誕生于和甲方的互動溝通之中，軟件項目建設(shè)之初客戶需求的確定依靠甲乙雙方的不斷溝通來完成。軟件項目建設(shè)的軟肋在于客戶需求的把握。項目建設(shè)之初需要乙方派出專業(yè)的項目經(jīng)理和研發(fā)骨干與乙方進行深入溝通，充分把握客戶的實際需求，有時候鑒于項目之初客戶需求的模糊性或者甲方項目經(jīng)理的項目經(jīng)驗與業(yè)務(wù)范圍所限，在一開始甲方的需求表達的還是不夠深入、全面。這就需要乙方憑借自己的項目經(jīng)驗或者行業(yè)經(jīng)驗未雨綢繆給出規(guī)劃建議或細節(jié)的充分考慮，為項目需求做出充分準確的余量規(guī)劃。而這些都是建立在不斷地反復(fù)溝通與對最終用戶的深入調(diào)研的基礎(chǔ)之上的。在這里對于溝通與調(diào)研的方法不做贅述。
軟件項目實施過程中項目組內(nèi)部需要建立良好的溝通秩序(溝通計劃)并保證溝通的有效性。我們曾遇到過這樣一個案例，某軟件企業(yè)在開發(fā)某業(yè)務(wù)管理軟件，客戶需求做得非常完善，系統(tǒng)分析也十分明確、清晰，但在開發(fā)階段，項目經(jīng)理發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)分析其中一個中間層的函數(shù)出錯，由于該功能模塊由他一個人負責(zé)開發(fā)，當時他就直接對其參數(shù)進行了修改，也并未及時和其它編程人員進行溝通說明，過后很快就忘了這件事，當項目接近尾聲時，系統(tǒng)突然出現(xiàn)一個大的Bug，影響到整個系統(tǒng)的運行，最后在花費了大量的精力進行查詢測試后，才發(fā)現(xiàn)是這名項目經(jīng)理更改的參數(shù)出了錯。如果最初該項目經(jīng)理能及時和項目組成員進行溝通，這種錯誤完全可以避免。一個建立起良好的溝通秩序的項目團隊可以有效防范項目失敗的風(fēng)險并能達到事半功倍的效果。
項目溝通計劃是項目整體計劃中的一部分，其作用非常重要，卻常容易被忽視。很多項目中不做完整的溝通計劃，導(dǎo)致溝通混亂，輕則導(dǎo)致項目組工作效率低下，重則直接導(dǎo)致項目以失敗告終。項目的溝通形式是多種多樣的，大致分書面和口頭兩種形式。書面溝通大多用來進行通知、確認和需求等活動，適合于項目團隊中使用的內(nèi)部備忘錄。項目經(jīng)理確定之初要做的第一件事就是確定整個項目的溝通計劃，因為在溝通計劃中描述了項目信息的收集和歸檔結(jié)構(gòu)、信息的發(fā)布方式、信息的內(nèi)容、每類溝通產(chǎn)生的進度計劃、約定的溝通方式等等。只有建立起良好的溝通規(guī)則，才能把握好溝通，從而全面了解項目的各方面信息，不斷推動項目的順利進展。