有效的溝通可以確保項(xiàng)目的成功。導(dǎo)致IT項(xiàng)目失敗的原因有很多，溝通不善是其中之一。各種IT服務(wù)的實(shí)現(xiàn)需要項(xiàng)目管理，對(duì)付變更項(xiàng)目管理更是唯一的選擇。IT信息化項(xiàng)目的溝通管理：溝通是先導(dǎo)、計(jì)劃是基礎(chǔ)、通知是號(hào)角、檢查是保障為指導(dǎo)原則的，建立“溝通計(jì)劃編制、信息分發(fā)、績(jī)效報(bào)告和管理收尾”的溝通機(jī)制。
要借助于對(duì)用戶方的項(xiàng)目干系人進(jìn)行分析，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以將用戶的溝通對(duì)象劃分為三類：此項(xiàng)目的具體負(fù)責(zé)人和信息部門人員、子公司主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管、各連鎖分店和各部門負(fù)責(zé)人及具體實(shí)施人員。由于這三類用戶在項(xiàng)目中的影響和作用不同，因此項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)采用了不同的溝通原則與他們進(jìn)行溝通。
一、與信息系統(tǒng)供應(yīng)商和此項(xiàng)目的具體負(fù)責(zé)人和信息部門人員的溝通
溝通原則：充分溝通、換位思考、通力合作，責(zé)任共擔(dān)、成果共享。有了主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管的實(shí)際參與，還需要一位具有一定權(quán)力、懂管理并了解集團(tuán)信息化戰(zhàn)略和子公司業(yè)務(wù)情況的人員擔(dān)任該項(xiàng)目的用戶方負(fù)責(zé)人。此負(fù)責(zé)人最終由子公司的信息主管擔(dān)任，他是主要負(fù)責(zé)人推進(jìn)信息化建設(shè)的主要助手，負(fù)責(zé)將信息化發(fā)展戰(zhàn)略與信息化建設(shè)結(jié)合在一起，進(jìn)行企業(yè)信息化應(yīng)用的總體規(guī)劃和設(shè)計(jì)，他負(fù)責(zé)帶領(lǐng)子公司信息部門鼓動(dòng)和組織子公司各級(jí)部門和人員積極參與信息系統(tǒng)的建設(shè)，他是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與企業(yè)之間的橋梁。
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要以充分溝通、換位思考、通力合作，責(zé)任共擔(dān)、成果共享為溝通原則，充分搭建好此負(fù)責(zé)人這座溝通橋梁。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要從新技術(shù)發(fā)展角度出發(fā)，充分理解企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，提出一些可行的企業(yè)信息化建設(shè)的發(fā)展模式。用戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及信息部門要以集團(tuán)信息化總體戰(zhàn)略為引領(lǐng)目標(biāo)，從子公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃角度來(lái)看待企業(yè)的信息化建設(shè)。雙方要建立經(jīng)常性舉行會(huì)議的制度，共同探討企業(yè)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃和設(shè)計(jì)思路，通報(bào)項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r、分析出現(xiàn)的問(wèn)題，組織經(jīng)驗(yàn)交流;同時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)努力促進(jìn)子公司信息部門主動(dòng)地與集團(tuán)和子公司各級(jí)部門溝通，將項(xiàng)目任務(wù)和信息傳遞給各級(jí)部門并收集各相關(guān)部門的反饋信息。
二、與各部門負(fù)責(zé)人及具體實(shí)施人員的溝通
溝通原則：目標(biāo)為導(dǎo)向、需求為基礎(chǔ)、計(jì)劃為指南、指導(dǎo)為手段、檢查為保障用戶的這類人員是信息系統(tǒng)建設(shè)最直接的受益人和資源的提供者，要在完成自身業(yè)務(wù)的同時(shí)，還要支持和參與信息系統(tǒng)的建設(shè)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與他們的溝通以目標(biāo)為導(dǎo)向、需求為基礎(chǔ)、計(jì)劃為指南、指導(dǎo)為手段、檢查為保障為溝通原則，滿腔熱情地向他們宣傳企業(yè)信息化建設(shè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和用戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主動(dòng)和各級(jí)部門溝通，深入基層了解真實(shí)有效的信息化需求，收集各級(jí)部門提出的建設(shè)性意見(jiàn)。
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在經(jīng)過(guò)與用戶的充分溝通和協(xié)商的基礎(chǔ)上制定項(xiàng)目計(jì)劃，并以制定的項(xiàng)目計(jì)劃作為行動(dòng)的指南，向用戶的相關(guān)人員傳遞項(xiàng)目行動(dòng)信息。指導(dǎo)項(xiàng)目工作的進(jìn)行，檢查行動(dòng)的結(jié)果。分析出現(xiàn)的問(wèn)題，充分調(diào)動(dòng)各級(jí)部門和人員參與信息化建設(shè)的積極性，形成各級(jí)部門和人員在信息化建設(shè)中多出成績(jī)的良好競(jìng)爭(zhēng)與合作局面。
在IT信息化項(xiàng)目中。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要將紛繁復(fù)雜的項(xiàng)目信息進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的管理，規(guī)定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都是溝通的主體，都要嚴(yán)格按照溝通計(jì)劃進(jìn)行項(xiàng)目溝通;同時(shí)，要指派專人負(fù)責(zé)維護(hù)溝通計(jì)劃、收集產(chǎn)生的信息，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)發(fā)布和最終存儲(chǔ)信息，并針對(duì)溝通計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行溝通方面的績(jī)效考核。
在IT信息化項(xiàng)目的溝通計(jì)劃中，建立一個(gè)《項(xiàng)目溝通通訊錄》，可以記載用戶主要項(xiàng)目干系人的姓名、職責(zé)、通訊方式、需要收集的信息和需要發(fā)布的信息、溝通的時(shí)機(jī)、誰(shuí)負(fù)責(zé)