沃奇公司的ERP項(xiàng)目成功了，但項(xiàng)目負(fù)責(zé)人丁經(jīng)理卻怎么也高興不起來：“我們好幾個(gè)部門經(jīng)理在項(xiàng)目完成后，憑借學(xué)到的ERP知識(shí)，都另謀高就了；現(xiàn)在都只剩一些蝦兵蟹將，他們有的只懂一些基本的操作，不懂ERP的管理理念；有的甚至剛剛開始接觸ERP！項(xiàng)目搞了半天卻項(xiàng)目小組的人卻散了，這可怎么辦？”
令人擔(dān)心的情況終于也在沃奇公司發(fā)生了。ERP項(xiàng)目成功后，關(guān)鍵用戶紛紛跳糟，ERP項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)崩潰，導(dǎo)致項(xiàng)目成果無法維持下去。這種客戶，阿峰已經(jīng)遇到不止一家。
事實(shí)上，在ERP實(shí)施成功后，ERP系統(tǒng)的維護(hù)并不是最重要的任務(wù)，最重要的是保障ERP項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的良好穩(wěn)定發(fā)展。但一些企業(yè)往往會(huì)遇到這樣的情況：項(xiàng)目實(shí)施成功后，剛開始幾個(gè)月運(yùn)行還算不錯(cuò)，一年后，再去拜訪，客戶往往都已物是人非，各部門經(jīng)理也換了不少。關(guān)鍵用戶也都是些新面孔，以前辛辛苦苦建立起來的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)已經(jīng)崩潰。由于缺乏人員對(duì)后期系統(tǒng)進(jìn)行良好的維護(hù)，ERP系統(tǒng)也是千瘡百孔。
究其原因：一方面企業(yè)在項(xiàng)目成功后，往往不再重視辛苦培養(yǎng)起來的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，從而導(dǎo)致關(guān)鍵用戶紛紛失望離去，而在項(xiàng)目實(shí)施中所獲得的ERP實(shí)施經(jīng)驗(yàn)正好成為這些員工跳槽的踏板；另一方面，企業(yè)忽視后備人才的培養(yǎng)，無法建立關(guān)鍵崗位的人員梯隊(duì)，從而導(dǎo)致ERP過于依賴某幾個(gè)人，造成關(guān)鍵人員離職后的釜底抽薪。
如何在項(xiàng)目完工后維護(hù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定，阿峰給給出三道法寶：
① 定期維護(hù)，常用常新
項(xiàng)目結(jié)案后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)仍然要定期開會(huì)，總結(jié)ERP運(yùn)行的經(jīng)驗(yàn)?？梢圆挥脤ｉT抽出時(shí)間來討論，與每周的管理人員會(huì)議等合并在一起開，ERP項(xiàng)目議題要作為每次會(huì)議必須討論的一個(gè)內(nèi)容。每次會(huì)議上，都要對(duì)上周ERP運(yùn)行中出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)并找出相應(yīng)的解決方法，并記錄在案。
這么做的好處是非常明顯的，一是定期問題的發(fā)現(xiàn)并解決，可以讓用戶有新鮮感，讓他們感到ERP還有可以學(xué)的地方，那可以在一定程度上防止他們的跳糟；二是即使他們跳糟，企業(yè)失去的也只是一個(gè)員工，而不會(huì)失去他們?cè)贓RP操作上的經(jīng)驗(yàn)與技巧，從而不會(huì)讓企業(yè)重復(fù)交學(xué)費(fèi)。
② 加強(qiáng)梯隊(duì)建設(shè)，防患未然
ERP項(xiàng)目結(jié)案后，要逐步加強(qiáng)對(duì)其他人員的培訓(xùn)，逐步建立起ERP的人員梯隊(duì)，對(duì)人員跳槽防范于未然。
在ERP項(xiàng)目實(shí)施中，由于時(shí)間、精力的限制，不可能把培訓(xùn)的范圍擴(kuò)得很大。企業(yè)在項(xiàng)目結(jié)案后，要擴(kuò)大培訓(xùn)的范圍，包括培訓(xùn)的人員與內(nèi)容。以前每個(gè)部門只培訓(xùn)部門經(jīng)理，現(xiàn)在可以每個(gè)部門抽一到兩個(gè)熟悉業(yè)務(wù)的人員進(jìn)行專門培訓(xùn)；以前每個(gè)用戶的操作培訓(xùn)可能只是針對(duì)本部門的業(yè)務(wù)進(jìn)行的，如采購員只培訓(xùn)采購部門的作業(yè)，倉庫員只培訓(xùn)倉庫模塊的作業(yè)，在不影響現(xiàn)有工作的情況下，可以給采購員培訓(xùn)倉庫部門的作業(yè)，讓盡量多的員工掌握盡量多的模塊。
這么做的好處有二：一是ERP系統(tǒng)各個(gè)模塊是相互有機(jī)聯(lián)系的一個(gè)整體，了解的模塊越對(duì)，就越有可能對(duì)本部門的作業(yè)提出一些改善性的建議；二是其他部門有人員離職時(shí)，暫時(shí)找不到可替代的人員，其他部門的人可以做替補(bǔ)，防止ERP某個(gè)環(huán)節(jié)的中斷導(dǎo)致ERP運(yùn)行發(fā)生障礙。
③ 項(xiàng)目實(shí)施，未雨綢繆
在前期項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，就要為后期的人員維護(hù)和團(tuán)隊(duì)穩(wěn)定做好準(zhǔn)備。在項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，就要考慮到項(xiàng)目結(jié)案后，如何對(duì)項(xiàng)目成員進(jìn)行后續(xù)的培訓(xùn)。
首先，要整理好前期培訓(xùn)的資料，大部分ERP軟件公司，在前期培訓(xùn)時(shí)，都有專門的PPT培訓(xùn)文檔，還有培訓(xùn)完后的考核試卷，這些資料培訓(xùn)后，不要一扔就不管，要向顧問索取、備案，作業(yè)以后新人培訓(xùn)的重要資料之一。有條件的企業(yè)，還應(yīng)該把顧問培訓(xùn)時(shí)的課程內(nèi)容全程錄象。因?yàn)闀娴馁Y料再好，也沒有影象資料來的生動(dòng)，更讓人接受。有了顧問培訓(xùn)的錄象后，企業(yè)就可以借此，