對于CIO來說，什么是最頭痛的問題？最大的考驗(yàn)來自于哪里？筆者認(rèn)為，能否及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決ERP項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題，是CIO在ERP項(xiàng)目實(shí)施中致命的考驗(yàn)。當(dāng)ERP項(xiàng)目半路拋錨時(shí)，如果沒有有效的方法干預(yù)，將ERP項(xiàng)目拉回正軌的機(jī)會(huì)將與日俱減；而接下來的問題將會(huì)成倍增長，項(xiàng)目組成員的表現(xiàn)也會(huì)惡化，錯(cuò)誤也會(huì)一犯再犯。筆者結(jié)合參與的ERP項(xiàng)目，對ERP項(xiàng)目中使CIO感到頭痛的癥狀與問題進(jìn)行分析，因?yàn)镃IO能不能將癥狀與問題的起因區(qū)分開來尤為重要。這里與大家分享解決這些癥狀的措施和方法。
①上線時(shí)間一拖再拖
ERP項(xiàng)目上線的最后期限總是一延再延，最后預(yù)算超支、老板不滿、團(tuán)隊(duì)人心渙散，是很多CIO都可能遇到的實(shí)施問題。原因各式各樣，有的是軟件功能無法滿足公司需求，不停的開發(fā)、修改浪費(fèi)了大量時(shí)間和資金；有的是公司內(nèi)部溝通不力，業(yè)務(wù)部門的人不配合，使ERP項(xiàng)目遲遲無法推進(jìn)；還有就是項(xiàng)目組骨干辭職，再或者實(shí)施計(jì)劃不周、意外頻發(fā)及業(yè)務(wù)流程復(fù)雜等等。
當(dāng)然，作為主要負(fù)責(zé)人，我也可以下一道死命令，要求ERP項(xiàng)目上線必須趕在最后期限內(nèi)完成，但是這無異于自欺欺人。然而，不能遵循項(xiàng)目的進(jìn)度安排或者不斷地將項(xiàng)目延期，都將會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的行為變得非常糟糕。
作為CIO首先要分清楚這些問題是貫穿于整個(gè)項(xiàng)目，還是僅僅局限于項(xiàng)目早期的幾個(gè)階段。我的解決方法是將可交付成果分解開來，要求項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)每兩個(gè)星期就要完成一部分有價(jià)值且可衡量的成果。這樣成果會(huì)逐漸越積越多。對于風(fēng)險(xiǎn)較高的項(xiàng)目來說，這個(gè)時(shí)間可以設(shè)得更短一些。對可交付成果進(jìn)行管理使得ERP項(xiàng)目監(jiān)管變得更加容易，同時(shí)也能在不斷交付的成果上對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理。
②頻繁的質(zhì)量問題
質(zhì)量問題在ERP項(xiàng)目的正常發(fā)展階段也許并不明顯，因?yàn)楝F(xiàn)在還尚未實(shí)現(xiàn)正常運(yùn)作的成果可在日后另行實(shí)現(xiàn)。然而，質(zhì)量問題的數(shù)量也不能超過一定的界限。項(xiàng)目實(shí)施中的質(zhì)量問題頻繁發(fā)生也是CIO非常頭痛的考驗(yàn)之一。
項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量是我們在ERP項(xiàng)目中考慮的兩個(gè)重要因素，在我公司ERP項(xiàng)目中，由于項(xiàng)目本身進(jìn)度緊張，往往在項(xiàng)目進(jìn)行過程中忽略了對項(xiàng)目各階段產(chǎn)出物的質(zhì)量的評(píng)審和回顧。導(dǎo)致到項(xiàng)目后期測試和試運(yùn)行的時(shí)候問題全部暴露出來，而這時(shí)候引起的缺陷往往會(huì)耗費(fèi)到前期評(píng)審的5-20倍的工作量來進(jìn)行彌補(bǔ)。
所以，我們改良后的做法是在ERP項(xiàng)目中注重項(xiàng)目各階段的質(zhì)量評(píng)審和回顧工作，提早發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，避免項(xiàng)目后期大量返工。
③需求不斷改變
第二個(gè)讓我作為CIO非常頭痛的考驗(yàn)是：即使大家都盡了最大的努力，還是有很多因素會(huì)導(dǎo)致ERP項(xiàng)目需求經(jīng)常發(fā)生變化。例如，新的業(yè)務(wù)需求被提出；原先的需求調(diào)研考慮不周；業(yè)務(wù)的流程改弦更換等，而且新涌現(xiàn)的軟件技術(shù)通常也會(huì)帶來更多的需求變化。
需求不斷發(fā)生變化，這對任何ERP項(xiàng)目來說都是不可避免的狀況。其背后的動(dòng)機(jī)是為了讓業(yè)務(wù)流程更順暢和用戶操作更方便。然而，ERP項(xiàng)目周詳?shù)男枨笥?jì)劃是建立在項(xiàng)目調(diào)研的基礎(chǔ)之上，且該調(diào)研所確立的需求是建立在具體的業(yè)務(wù)要求之上。項(xiàng)目需求的改變會(huì)影響到項(xiàng)目進(jìn)度及項(xiàng)目成本，因此上線實(shí)施計(jì)劃也需要更新，而擬定的最終期限可能需要延期。
項(xiàng)目需求出現(xiàn)大變動(dòng)，新增加了大量功能往往會(huì)直接導(dǎo)致項(xiàng)目延期。這個(gè)時(shí)候，特別是在項(xiàng)目后期增加需求往往會(huì)使項(xiàng)目進(jìn)度變得更糟糕。剛剛面臨這個(gè)問題的時(shí)候，我也沒有很好的應(yīng)對辦法，加班趕進(jìn)度成為了最