IT成本因IT服務的具體領(lǐng)域不同而呈現(xiàn)出明顯的多樣性，可以被劃分為單個的類別，而且在某些領(lǐng)域內(nèi)，IT服務的成本在不斷增長。CIO們越來越關(guān)注如何把開銷計劃與業(yè)務需求結(jié)合起來，一個詳細的對于IT開銷所涉及的全部范圍以及績效的了解是進行預算和表述業(yè)務需求的關(guān)鍵。
一、公司現(xiàn)狀
我公司目前尚無專門的IT部門，主要是在業(yè)務部門歸屬管理，但在今年的戰(zhàn)略規(guī)劃中，準備建立一個專門的IT服務管理部門，并進行單獨的成本管理。以下是我對建立IT部門在成本管理方面的一些考慮，與大家探討。
二、問題分析
(一)IT成本管理的重要性
有效的成本管理的基礎(chǔ)是理解成本結(jié)構(gòu)和分析結(jié)構(gòu)流程中的各項成本，那么如何有效實施成本管理呢?兩個因素決定了成本管理，首先是功能成本，這使得成本與IT的商業(yè)功能聯(lián)系起來。其次是傳統(tǒng)意義上的分類成本，各種項目的標價成本包括人力和非人力的開銷。這兩點對于理解、監(jiān)督、管理你公司的商業(yè)成本都是至關(guān)重要的。
(二)關(guān)于IT成本分類
1、功能成本：功能分析的價值體現(xiàn)在兩個方面。首先，它為分析商業(yè)成本提供了一個基礎(chǔ)，這樣你就可以明白應該如何有效地分配資源，應該如何分析各個功能可能帶來的商業(yè)影響。第二，它為你和你的商業(yè)伙伴們交流提供了一個邏輯銜接，在你和商業(yè)伙伴進行資源分配、商業(yè)目標合作以及對未來的成本花費的估計方面提供必要的幫助。這些都對IT的成本管理起到了關(guān)鍵性的作用。
2、分類成本：對IT成本的第二種分析是對各個成本類別明確開支并計算類別的數(shù)量。這也是傳統(tǒng)的金融預算報告，是每個公司的管理者必須要做的。管理者們對于那些常見的分類成本是相當熟悉了，比如：員工的工資、他們的福利支出、公司所用場地的租金以及公司人員的差旅費等。但是這些管理者們大多數(shù)情況下不可能關(guān)注所有的分類成本。你可以下載一個標準的IT預算圖表。如果這個圖表包括特別為IT而設計的類別，那么在此基礎(chǔ)上做的報告對IT而言其價值就相當有限了。標準的成本類別太普通以至于無法為公司提供任何有價值的IT成本管理信息??IT公司必須擴大標準圖表的范圍以適應于公司的需要。一個公司選擇哪些成本種類添加到標準圖表中可以因公司的具體情況而異，但圖表的標準擴大功能一般可以滿足絕大多數(shù)IT公司的需要。
三、階段實施計劃(針對本公司計算機中心)
(一)避免臺式機操作系統(tǒng)和辦公室設備的多樣性
在計算機結(jié)構(gòu)中，這一點是與單一性相對的。當一個企業(yè)的計算機設備所使用的操作系統(tǒng)已經(jīng)有3個～5個不同的版本的時候，該企業(yè)用于勞動力和連接的資金成本就會快速地增長。當一個企業(yè)——包括臺式機和局域網(wǎng)服務器在內(nèi)的全部設備——所使用的操作系統(tǒng)超過了5種的時候，用于支持和連接的資金成本就會大大超出實際所需，這一比例可以達到20%～50%。簡化計算機環(huán)境可以使需要的資金大幅度減少。
(二)盡量避免由于人員調(diào)動所帶來的機器的移動
將計算機從一個地方轉(zhuǎn)移到另一個地方并不僅僅是將它從一個辦公室轉(zhuǎn)移到另一個辦公室這么簡單。服務器的重新配置、所需電纜的接入以及其他一些因素都會導致資金投入的增加。這是任何機器移動都無法避免的。因此，當一個企業(yè)要雇傭新員工的時候，應該先考慮一下他們的工作會不會經(jīng)常發(fā)生調(diào)動。
(三)避免經(jīng)常對主要軟件進行更新(重要的技術(shù)升級除外)
總能夠跟上技術(shù)發(fā)展的潮流，使用最新開發(fā)出的軟件，對于各個公司企業(yè)來說當然是一件好事，但是，經(jīng)常對操作系統(tǒng)及應用程序進行更新將會大大增加資金的消耗。如果要考慮到為了熟悉新的系統(tǒng)而造成的工作效率的下降，這種損失就更大了。因此，在選擇操作系統(tǒng)、軟件及應用程序的時候，各個
公司企業(yè)應該始終把系統(tǒng)的穩(wěn)定性放在首位。
(四)服務水平的多樣性
服務水平的多樣性是維持系統(tǒng)操作運行的員工數(shù)量增加的重要原因之一，并將最終導致資金投入的增加。要想減少結(jié)構(gòu)的復雜性，需要IT資源管理者們長期不懈的努力，始終對計算機環(huán)境及其變化保持密切的關(guān)注。如果上述4種因素中的兩種能夠被充分的考慮，每一個企業(yè)用在一個用戶身上的資金就能夠減少幾百美元，整個企業(yè)能夠節(jié)省的資金就會相當可觀了。
所以，綜上所述，本公司的IT成本管理工作應配合IT部門組織同時考慮進來，即在初期打下成本管理基礎(chǔ)，做好IT服務。