跨部門合作，多換位思考

2011/3/30 15:03:42 | 5619次閱讀 | 來源：【已有2條評論】發(fā)表評論

跨部門合作，多換位思考
項目管理不僅僅需要項目經理有過硬的硬技能，還需要項目經理有強的軟技能。軟技能其實就是解決事情的能力。
以下是我分享我在項目中的一次經歷。
我是在一家制造企業(yè)工作，任職項目經理已有三年多，有一次我非常著急與供應商簽訂合同，于是我找到公司采購部門的小李，將項目始末以及緊急程度都說了。小李當時也是一口答應，小李是個辦事利索的小伙子，我也就放心了這事?？墒沁^了幾天，我聯系供應商的負責人王工，卻發(fā)現合同沒有簽。這事給我急得。我趕忙去問小李，小李卻說：“現在采購部的工作很多啊，忙不過來了，而且供應商的資質、品質和價格等方面都有很多流程要走的，這段時間領導出差了，有些審批無法進行。還需要大概8天左右。
一聽這話我就急了，還要八天，那客戶那邊可就飆大了去了。之前也都和小李說明過這個項目的緊急程度，他也一口答應了，都這會兒，卻告訴我說還有那么長時間，真是不問不知道，一問嚇一跳呀。這些情況怎么也不早點告訴我。這樣下去鐵定是延期了。我當時是怒火中燒呀。但事情已經發(fā)生，時間上已經不能挽回了，我想著要怎么來解決這個事情。
我和小李說：小李，我這個項目特別著急，你看看有沒撒辦法爭取下呀。
小李：陳工，準備材料、調查、審核，有很多流程要走的，都得需要時間呀，而且我們最近項目特別多，都扎堆了，特別的忙。
我：我非常理解你們呀。壓力很大，但我這個項目真的是特別的急，你看下能不能優(yōu)先下呀。
小李有些抱怨，嘀咕了下說：每個經理過來說的時候都是說項目很急，大家都插隊，我們的工作不好辦呀。
我：是是，我理解，那你這邊主要是有哪些困難？看下我能不能幫得上，一起解決呀。
小李開始倒苦水，說：現在工作量大呀。你看我們的項目清單，前面十個都是超“急”項目。我們是天天加班都搞不贏呀，24小時都不夠用了。二來吧，準備資料、供應商資質需要時間調查、審核，這段時間領導又出差了，有些資料沒法審核。
我看了下那超“急”的項目，說：“我看了這些項目，真的特別的多，這樣，我和其他項目經理商量下，看看哪些項目不是很急，先放放，先把我的先優(yōu)先了，你看行不行？
小李：只要你們商定好，我這邊可以這么處理。
我：行。我一會給他們打電話。那供應商這邊我能做些什么呢？我和你們一起加班，我們一起干。人多力量大嘛。
小李：哪敢呀。
我：說真的小李，這個客戶是我們的一個新客戶，如果這次合作好的話，后邊的單子是源源不斷的，所以我是無論如何都希望這個項目要正常進行.....
小李：我明白，這樣吧。我把供應商的資料這兩天準備好，照程序需要給質檢部門的同事評估。我把之前準備的資料整理好后發(fā)給我的部門經理和質檢部的同事，大家反饋個意見給我，再看吧。
我：不錯的主意。對了，小李，質檢部的老包他們幾個人明天剛好出差回來，要不這樣咱們幾個人就明天一起先討論下。
小李：這也可以，那就麻煩你這邊組織下了。還有我們經理也需要審核的。他老人家最近出差在外，發(fā)N封郵件都沒見人回了。
我：沒問題。你們經理那邊我回去給他發(fā)個郵件把明天的會議情況，然后打電話和他說下。小李：行吧。
我：嗯嗯?？隙]問題的，那小李，就麻煩幫幫忙把明天會議需要準備的資料準備下，我晚上發(fā)給你們經理說下這事呀。
小李：哦。那好吧。
第二天會議很順利，這件事情也在推動下很快解決了。
其實，按照以前的脾氣，遇到這樣的情況我當即就會和小李拍桌子了?，F在回想幸好當時沒有那么做。
事后我總結：
當問題發(fā)生的時候我們需要遏制內心的憤怒，好好整理思緒，最終的目的是解決問題而不是追究是誰的責任。
我很慶幸的是爭取到了小李對這個事情的全力配合。做項目經理的都知道跨部門的溝通和協(xié)調是很難很難的?；蛟S太多的時候部門之間都只站住自己的角度要求別人配合你吧。應當要換位思考，從別人的角度出發(fā)，理解他人難處，幫他解決難題，才能贏得他人的配合和支持。同時也需要向合作的部門坦誠自己的難處，希望對方的了解和幫助，相互體諒就能很好的促進雙方的合作。
跨部門合作時，為避免：“事情怎么會這樣，為什么不早說?”這樣的抱怨，就要堅持地跟進，不要嫌麻煩或者怕不好意思，不能發(fā)一封郵件或者打一通電話就OK了，不管了。應隨時保持聯系，主動了解工作的進展情況、溝通。
多聽聽別人的意見，多贊美，不要輕易否定別人的看法。