本文提出了項目實施過程中溝通管理中的重點與關(guān)鍵，指出把建立溝通管理計劃，內(nèi)部溝通注重文檔化和盡早溝通、主動溝通原則融入溝通管理的具體措施，探索了一條對新型復(fù)雜信息系統(tǒng)項目進行有效溝通的路子。
溝通是指人際之間傳遞和溝通信息的過程，對于項目取得成功是必不可少的，而且也是非常重要的。溝通的主旨在于互動雙方建立彼此相互了解的關(guān)系，相互回應(yīng)，并期待能經(jīng)由溝通的行為與過程相互接納及達成共識。
在信息系統(tǒng)項目中，項目干系人之間的溝通貫穿項目整個生命周期，很多專家認為信息系統(tǒng)項目失敗的重要原因就是溝通的失敗。
一般而言，在一個比較完整的溝通管理體系中，包含以下內(nèi)容：溝通計劃編制、信息分發(fā)、績效報告和項目干系人管理。針對項目特點，結(jié)合公司的戰(zhàn)略，我建議采用如下策略進行溝通管理：
一、建立清晰的溝通管理計劃，實現(xiàn)可管理的溝通
項目溝通計劃是項目整體計劃中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽視。經(jīng)常出現(xiàn)的問題是項目經(jīng)理憑自己的經(jīng)驗進行口頭安排與交待，項目成員按經(jīng)理的指示被動地、應(yīng)付式地完成信息溝通工作。這種問題的原因主要是項目計劃階段項目經(jīng)理嫌麻煩或不重視沒有進行嚴格的溝通計劃。一種高效的體系不應(yīng)該僅僅靠口頭傳授，落實到規(guī)范的計劃編制中很有必有。
電子政務(wù)系統(tǒng)項目由于范圍大，項目干系人眾多，沒有溝通管理計劃，溝通必然混亂。計劃前，團隊里應(yīng)建立起一種相對穩(wěn)定的、可以重復(fù)執(zhí)行的溝通管理計劃，只要能訓(xùn)練成員重復(fù)執(zhí)行，溝通過程必然能逐漸演化和成熟，溝通就有實現(xiàn)可管理的可能。
因此，根據(jù)電子政務(wù)平臺項目特點，首先要組織團隊成員分析客戶方的組織結(jié)構(gòu)，根據(jù)摸底，確定各干系人分別對其組織、對項目、對政府的影響度，形成“項目干系人影響度分類表”;再進行各干系人信息需求分析，確定“項目關(guān)系人信息需求表”，確定此表時對關(guān)鍵項目干系人進行了意見征求，目的是判斷能否滿足其需求并確定合適的信息格式、報送方式。影響度分類表和信息需求表的結(jié)合，可以提供項目關(guān)系人的需求和預(yù)期，以及用于溝通的信息的格式、內(nèi)容與細節(jié)水平。根據(jù)此工作方法，再分別確定本項目公司管理層、外部其它項目干系人等，通過這些工作則基本完成了溝通管理計劃的主體工作。這個分析確認過程項目管理團隊一定要全部參加，以加強他們對項目干系人特性了解及溝通時的敏感性。
溝通矩陣幫助了團隊理解如何以標準而連貫的形式定期就項目進展進行溝通，促使溝通系統(tǒng)化;團隊成員有清晰的溝通模式，知道自己“什么時候”該向“誰”以“哪種”形式溝通“什么”信息。溝通管理計劃的強化執(zhí)行使項目的溝通逐漸朝有序化發(fā)展。
二、內(nèi)部溝通注重文檔化，實現(xiàn)團隊及組織經(jīng)驗的有效積累
對于一些新型的項目，由于項目經(jīng)驗非常缺乏，那么通過對項目的建設(shè)，把項目成員個人的成功經(jīng)驗通過信息共享、傳遞和使用轉(zhuǎn)化為團隊以及整個項目公司的組織經(jīng)驗，是我們在項目溝通管理中要考慮的重要問題。特別是針對IT行業(yè)人員流動大，對信息管理缺乏重視的現(xiàn)狀，加強項目團隊經(jīng)驗的積累，更顯急迫。
在項目管理過程中，為了貫徹溝通注重文檔化思想，我們需要建立規(guī)范的文檔管理規(guī)范，主要強調(diào)三點：1、信息格式規(guī)范化。要求制作的文檔格式符合項目團隊規(guī)定的文檔模板要求，以統(tǒng)一文檔風(fēng)格。此舉主要目的是用相對固定的格式統(tǒng)一語境平臺，令溝通更為便捷、準確，防止各人隨意發(fā)揮，文檔百花齊放。2、保證數(shù)據(jù)的真實、準確。在項目建設(shè)中，即使是一些普通的業(yè)務(wù)，也涉及到大量的數(shù)據(jù)工作，還要提交一些必備材料，這些業(yè)務(wù)流程圖、輸入輸出表格、必備材料以及相應(yīng)的法律法規(guī)，在項目的需求過程中都需要作真實、準確的記載。一是為了提高