項目啟動會議的召開標志著ERP項目從選型及商務階段進入實施階段，雙方合作從此拉開序幕。項目啟動會是整個項目過程中重要的里程碑，開好項目啟動會意義重大，直接關(guān)系到日后項目的順利開展。
首先，項目啟動會是通報會，就是把前一階段的項目情況向公司管理人員、項目組成員及相關(guān)人員進行通報，使他們了解項目的背景、經(jīng)過和規(guī)劃，為日后更好的配合做準備。
其次，項目啟動會是誓師會，通過宣講實施ERP項目的動因及意義，增強員工的緊迫感和使命感，提高公司上下信息化的意識。通過高層領(lǐng)導的演講，向公司內(nèi)部及實施顧問表達一種決心和信心，從而統(tǒng)一思想、掃清顧慮和障礙。
再次，項目啟動會是培訓會，ERP廠商實施顧問的演講，可以使公司員工大體上了解ERP的相關(guān)知識，如果再設(shè)置問答環(huán)節(jié)，則更可以有針對性地解疑釋惑。
“功夫在當下”
開一個會不難，難的是會前大量和細致的準備工作。前期工作主要是項目資源的配備和溝通，包括組建項目組、制定任務計劃及相關(guān)制度，另外就是開展培訓和溝通，即讓公司領(lǐng)導和相關(guān)業(yè)務骨干等與項目有關(guān)的人員對ERP有一定了解，因為只有了解了才談得上參與、支持和配合。啟動會前的準備工作除了確定會議時間、場地、橫幅、參會人員之外，還包括調(diào)好投影、擴音設(shè)備等，重點是會議資料的準備。這些資料一般有項目任務書、實施計劃表、項目公約、演講PPT、講話稿等等。
項目啟動會前，必要時可以先行召開一個準備會議，集思廣益、拾遺補缺，并重點對各個環(huán)節(jié)、各項任務進行安排和協(xié)調(diào)，落實到人頭，確保會議屆時能務實、高效地進行。組織者可以提前邀請企業(yè)內(nèi)刊記者親臨現(xiàn)場予以采訪、拍照及報道，以擴大項目聲勢及影響。所有準備工作就緒后，項目經(jīng)理應將啟動會的安排情況向公司領(lǐng)導匯報，征求意見，并及時完善，同時應將準備好的資料讓公司領(lǐng)導過目。
啟動會議議程
等前期準備工作都已確定之后，需要下發(fā)項目啟動會通知。通知的主要內(nèi)容是會議議程，議程要清晰表述，即會議時間、地點、參會人員、會議主題，以及簡要說明會議的目的和要求。公司領(lǐng)導批復時可以強調(diào)此會的重要性。
啟動會主持人一般由企業(yè)ERP項目經(jīng)理主持，他是建設(shè)方和業(yè)主方的溝通橋梁，也是項目實施的核心。會議時間不宜安排在周末或下午，也不宜安排在企業(yè)生產(chǎn)忙季或旺季。會議地點以公司內(nèi)部室內(nèi)會場、禮堂為宜，要能夠放置投影儀及懸掛橫幅。參會人員除了公司領(lǐng)導、管理人員、項目組成員外，還應有實施方代表，如ERP廠家高層、實施顧問、客戶經(jīng)理等。會議議程一般是企業(yè)領(lǐng)導及廠家高層講話。企業(yè)領(lǐng)導講話時除了宣布項目指導委員會及項目組成員，并向項目經(jīng)理和項目小組成員進行授權(quán)外，還要宣布相關(guān)獎懲制度，給各部門壓力及要求，更重要的是顯示領(lǐng)導對項目的重視和決心。
三個細節(jié)
1、由于項目啟動會議主要是信息展示而不是討論，一般時間應控制在半天以內(nèi)，因此一些需要與會各方確認或承諾的事宜，需要在啟動會議前溝通清楚，否則會嚴重影響啟動會議的效果。
2、啟動會需要做好會議記錄，并打印出來讓雙方代表簽字，會后由項目辦公室存檔。目的就是讓雙方覺得這是個嚴肅認真的事，要給予充分重視，同時讓雙方感覺項目真正開始實施了，大家的利益是共同的、目標是一致的。
3、項目經(jīng)理在講解實施計劃時，最好強調(diào)這只是個初稿，項目實施過程中，人員、時間、任務會根據(jù)具體需要進行調(diào)整。另外，需要強調(diào)項目成敗關(guān)系到公司每個員工的切身利益，每個員工特別是項目組成員，要明確自己的職責和任務，并有責任和義務對發(fā)現(xiàn)的問題進行及時溝通。