項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議的召開(kāi)標(biāo)志著ERP項(xiàng)目從選型及商務(wù)階段進(jìn)入實(shí)施階段，雙方合作從此拉開(kāi)序幕。項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)是整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程中重要的里程碑，開(kāi)好項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)意義重大，直接關(guān)系到日后項(xiàng)目的順利開(kāi)展。
首先，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)是通報(bào)會(huì)，就是把前一階段的項(xiàng)目情況向公司管理人員、項(xiàng)目組成員及相關(guān)人員進(jìn)行通報(bào)，使他們了解項(xiàng)目的背景、經(jīng)過(guò)和規(guī)劃，為日后更好的配合做準(zhǔn)備。
其次，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)是誓師會(huì)，通過(guò)宣講實(shí)施ERP項(xiàng)目的動(dòng)因及意義，增強(qiáng)員工的緊迫感和使命感，提高公司上下信息化的意識(shí)。通過(guò)高層領(lǐng)導(dǎo)的演講，向公司內(nèi)部及實(shí)施顧問(wèn)表達(dá)一種決心和信心，從而統(tǒng)一思想、掃清顧慮和障礙。
再次，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)是培訓(xùn)會(huì)，ERP廠商實(shí)施顧問(wèn)的演講，可以使公司員工大體上了解ERP的相關(guān)知識(shí)，如果再設(shè)置問(wèn)答環(huán)節(jié)，則更可以有針對(duì)性地解疑釋惑。
“功夫在當(dāng)下”
開(kāi)一個(gè)會(huì)不難，難的是會(huì)前大量和細(xì)致的準(zhǔn)備工作。前期工作主要是項(xiàng)目資源的配備和溝通，包括組建項(xiàng)目組、制定任務(wù)計(jì)劃及相關(guān)制度，另外就是開(kāi)展培訓(xùn)和溝通，即讓公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)業(yè)務(wù)骨干等與項(xiàng)目有關(guān)的人員對(duì)ERP有一定了解，因?yàn)橹挥辛私饬瞬耪劦蒙蠀⑴c、支持和配合。啟動(dòng)會(huì)前的準(zhǔn)備工作除了確定會(huì)議時(shí)間、場(chǎng)地、橫幅、參會(huì)人員之外，還包括調(diào)好投影、擴(kuò)音設(shè)備等，重點(diǎn)是會(huì)議資料的準(zhǔn)備。這些資料一般有項(xiàng)目任務(wù)書、實(shí)施計(jì)劃表、項(xiàng)目公約、演講PPT、講話稿等等。
項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)前，必要時(shí)可以先行召開(kāi)一個(gè)準(zhǔn)備會(huì)議，集思廣益、拾遺補(bǔ)缺，并重點(diǎn)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)、各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行安排和協(xié)調(diào)，落實(shí)到人頭，確保會(huì)議屆時(shí)能務(wù)實(shí)、高效地進(jìn)行。組織者可以提前邀請(qǐng)企業(yè)內(nèi)刊記者親臨現(xiàn)場(chǎng)予以采訪、拍照及報(bào)道，以擴(kuò)大項(xiàng)目聲勢(shì)及影響。所有準(zhǔn)備工作就緒后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)將啟動(dòng)會(huì)的安排情況向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，征求意見(jiàn)，并及時(shí)完善，同時(shí)應(yīng)將準(zhǔn)備好的資料讓公司領(lǐng)導(dǎo)過(guò)目。
啟動(dòng)會(huì)議議程
等前期準(zhǔn)備工作都已確定之后，需要下發(fā)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)通知。通知的主要內(nèi)容是會(huì)議議程，議程要清晰表述，即會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議主題，以及簡(jiǎn)要說(shuō)明會(huì)議的目的和要求。公司領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)時(shí)可以強(qiáng)調(diào)此會(huì)的重要性。
啟動(dòng)會(huì)主持人一般由企業(yè)ERP項(xiàng)目經(jīng)理主持，他是建設(shè)方和業(yè)主方的溝通橋梁，也是項(xiàng)目實(shí)施的核心。會(huì)議時(shí)間不宜安排在周末或下午，也不宜安排在企業(yè)生產(chǎn)忙季或旺季。會(huì)議地點(diǎn)以公司內(nèi)部室內(nèi)會(huì)場(chǎng)、禮堂為宜，要能夠放置投影儀及懸掛橫幅。參會(huì)人員除了公司領(lǐng)導(dǎo)、管理人員、項(xiàng)目組成員外，還應(yīng)有實(shí)施方代表，如ERP廠家高層、實(shí)施顧問(wèn)、客戶經(jīng)理等。會(huì)議議程一般是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及廠家高層講話。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)除了宣布項(xiàng)目指導(dǎo)委員會(huì)及項(xiàng)目組成員，并向項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組成員進(jìn)行授權(quán)外，還要宣布相關(guān)獎(jiǎng)懲制度，給各部門壓力及要求，更重要的是顯示領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目的重視和決心。
三個(gè)細(xì)節(jié)
1、由于項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議主要是信息展示而不是討論，一般時(shí)間應(yīng)控制在半天以內(nèi)，因此一些需要與會(huì)各方確認(rèn)或承諾的事宜，需要在啟動(dòng)會(huì)議前溝通清楚，否則會(huì)嚴(yán)重影響啟動(dòng)會(huì)議的效果。
2、啟動(dòng)會(huì)需要做好會(huì)議記錄，并打印出來(lái)讓雙方代表簽字，會(huì)后由項(xiàng)目辦公室存檔。目的就是讓雙方覺(jué)得這是個(gè)嚴(yán)肅認(rèn)真的事，要給予充分重視，同時(shí)讓雙方感覺(jué)項(xiàng)目真正開(kāi)始實(shí)施了，大家的利益是共同的、目標(biāo)是一致的。
3、項(xiàng)目經(jīng)理在講解實(shí)施計(jì)劃時(shí)，最好強(qiáng)調(diào)這只是個(gè)初稿，項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，人員、時(shí)間、任務(wù)會(huì)根據(jù)具體需要進(jìn)行調(diào)整。另外，需要強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目成敗關(guān)系到公司每個(gè)員工的切身利益，每個(gè)員工特別是項(xiàng)目組成員，要明確自己的職責(zé)和任務(wù)，并有責(zé)任和義務(wù)對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)溝通。