企業(yè)信息化是當前社會熱門的話題之一，雖然整個社會在企業(yè)信息化建設(shè)方面投入了大量資源，但其發(fā)展現(xiàn)狀并不令人十分滿意，很多信息系統(tǒng)利用率很低。其實，隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，建立起一個應(yīng)用系統(tǒng)并不困難，困難的是如何讓應(yīng)用系統(tǒng)真正產(chǎn)生效益。其中，數(shù)據(jù)質(zhì)量是問題的關(guān)鍵所在?？蛻糁艺\度主要由企業(yè)與客戶及各方面溝通的有效性及準確性來決定，系統(tǒng)運營效率也主要依賴于數(shù)據(jù)獲取的可靠性和及時性。而數(shù)據(jù)質(zhì)量很大程度上取決于信息化過程中數(shù)據(jù)準備階段工作質(zhì)量的好壞。在此，筆者將結(jié)合自己在易飛ERP系統(tǒng)實施過程中的體會，和大家一起探討企業(yè)ERP實施過程中數(shù)據(jù)準備的一些問題。
1、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的形態(tài)分類
企業(yè)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可分為兩種：一種稱為靜態(tài)數(shù)據(jù)，所謂靜態(tài)數(shù)據(jù)是指在一段時間內(nèi)相對穩(wěn)定，一般不隨時間不同而改變的數(shù)據(jù)。以易飛為例，包括：存貨子模塊的品號基本資料，各部門、倉庫、人員信息，采購子模塊的供應(yīng)商信息，銷售子模塊的客戶資料，總賬子模塊的會計科目，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)子模塊的BOM數(shù)據(jù)，生產(chǎn)過程中的加工中心、工藝路線等等。靜態(tài)數(shù)據(jù)一般比較穩(wěn)定，可以提前準備。
另一種稱為動態(tài)數(shù)據(jù)，動態(tài)數(shù)據(jù)比靜態(tài)數(shù)據(jù)變動頻率高，一般隨時間不同而改變，如庫存余額、總賬余額、應(yīng)收賬款余額、應(yīng)付賬款余額、未結(jié)銷售訂單、未結(jié)采購訂單、未結(jié)工單等等。這些數(shù)據(jù)的準備要以各模塊上線切換點的數(shù)據(jù)為準。比如，計劃7月份總賬模塊上線，一般以6月末總賬余額為準。
由于兩種數(shù)據(jù)類型不同，在實施中采用的數(shù)據(jù)準備對策也不同。對于靜態(tài)數(shù)據(jù)，往往在實施的開始階段就應(yīng)著手準備，準備時間也比較長，可以安排專人負責，而動態(tài)數(shù)據(jù)往往在系統(tǒng)上線切換點之前才開始準備，準備時間短，因而需要投入的人力也比較多，比如有些庫存余額要經(jīng)過全面盤點后才能得到準確的數(shù)據(jù)。
2、數(shù)據(jù)準備的重要性
在ERP系統(tǒng)的實施過程中，通常認為系統(tǒng)成功三大因素按重要性排序依次為;人、數(shù)據(jù)、技術(shù)。數(shù)據(jù)作為ERP系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)，是實現(xiàn)信息集成的首要條件。業(yè)界曾有“三分技術(shù)、七分實施、十二分數(shù)據(jù)”的說法，可見數(shù)據(jù)管理的重要性。數(shù)據(jù)準備也因此成為實施過程中的一個非常重要的階段。在數(shù)據(jù)準備的各項工作中，信息編碼這項基礎(chǔ)工作最為復(fù)雜，其復(fù)雜程度遠遠超過ERP軟件提供商的想象。許多軟件應(yīng)用中出現(xiàn)的問題并不是出于軟件本身，也不是用戶不想應(yīng)用，而是許多基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不能正確收集，其中編碼是最大的問題。如在物資庫存管理中，收發(fā)存并不復(fù)雜，其應(yīng)用成功的關(guān)鍵就是物資編碼和供應(yīng)商編碼工作能否做好，許多企業(yè)設(shè)備到位了，軟件安裝了，但一投入運行，便發(fā)現(xiàn)編碼問題難以解決，面對幾萬、甚至幾十萬條需要編碼的物資信息束手無策，更談不上應(yīng)用效果。當這個問題擴大到整個企業(yè)，其實施難度是可想而知的。作為實施顧問，從一開始就應(yīng)該非常重視基礎(chǔ)資料的編碼問題，以下這些編碼原則供企業(yè)編碼時參考：
●編號應(yīng)該反映分類
●編號應(yīng)該反映順序
●變動屬性不應(yīng)納入編號
●編號愈簡短愈好
●避免采用有意義編號
●避免使用英文字母
●避免使用特殊符號
●編號長度應(yīng)求一致
●編號應(yīng)有防錯功能
實施顧問從一開始就應(yīng)該強調(diào)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重要性，并要求企業(yè)采取切實的措施來保證這一點，使企業(yè)從一開始就對這個問題表現(xiàn)出極大的關(guān)注，才能保證項目在上線過程中不因為數(shù)據(jù)質(zhì)量差而受到影響。
3、數(shù)據(jù)準備的過程