為一個(gè)特別班底，實(shí)施公司自成立以來最重要也是贏利最大的項(xiàng)目。時(shí)間很緊張，但是如果項(xiàng)目圓滿完成報(bào)酬也很可驚人。作為項(xiàng)目班子的領(lǐng)導(dǎo)，斯坦必須集中全隊(duì)的精力，將這個(gè)項(xiàng)目組織起來。
有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理都知道，依照預(yù)算按時(shí)完成項(xiàng)目是令人高興的事，特別是一個(gè)對(duì)他們的組織有實(shí)際意義的項(xiàng)目。但是他們也知道，成功很大程度上取決于在計(jì)劃階段的努力。
項(xiàng)目計(jì)劃的步驟應(yīng)是明智并合理的。但在許多情況下，項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為，他們能夠跳躍若干重要步驟，以便節(jié)省時(shí)間和金錢。無法有效地制定計(jì)劃將為品嘗項(xiàng)目失敗的苦果埋下種子。讓我們一起來探討項(xiàng)目計(jì)劃中的主要環(huán)節(jié)：
1. 設(shè)計(jì)藍(lán)圖
這一環(huán)節(jié)是審視環(huán)境的結(jié)果，正如戰(zhàn)略型的計(jì)劃者所說的那樣。這一程序需要對(duì)有關(guān)項(xiàng)目的大量難題進(jìn)行咨詢，以及組織是否有能力完成它，還要詢問能夠獲得的資源。在此階段必須提出以下幾個(gè)問題：
我們的客戶是否接受項(xiàng)目結(jié)果?
這一項(xiàng)目是否影響我們的競爭力和競爭狀況?
作為這個(gè)項(xiàng)目的結(jié)果，我們的組織需做哪些改變?
我們將如何衡量項(xiàng)目是否圓滿完成?
需要怎樣的資源投入力度?
將需要多少跨部門的努力，以及各部門是否準(zhǔn)備一起工作?
在實(shí)施項(xiàng)目計(jì)劃過程中將需要何種權(quán)力結(jié)構(gòu)?
2. 進(jìn)行工作分解
一旦確定了總體方向，公司便可以進(jìn)行項(xiàng)目的基礎(chǔ)工作，這時(shí)應(yīng)開始制定詳細(xì)的計(jì)劃。這一程序涉及到以下幾個(gè)方面：確認(rèn)關(guān)鍵步驟，確定這些步驟之間的關(guān)系以及時(shí)間安排。在此階段需要對(duì)以下問題做出回答：
該項(xiàng)目涉及哪些獨(dú)立任務(wù)?
這些任務(wù)中哪些最重要，哪個(gè)必須先完成，哪個(gè)必須后完成?
完成各項(xiàng)不同的任務(wù)需要多長時(shí)間?
可分配到這一項(xiàng)目的資源有多少，并在哪個(gè)階段進(jìn)行分配?
項(xiàng)目成本?
項(xiàng)目總體時(shí)間?
我們能否滿足項(xiàng)目許可證中建議的最后期限?
3. 為項(xiàng)目計(jì)劃制作圖表
抓住工作分解中的情況變化，將其在珀?duì)柼貓D表中表示出來，并確定關(guān)鍵路徑。然后在計(jì)劃表中將實(shí)施進(jìn)度展示出來。在制定上述詳細(xì)設(shè)計(jì)文件時(shí)可使用項(xiàng)目管理軟件。
4. 調(diào)整項(xiàng)目
做出任務(wù)分解和項(xiàng)目計(jì)劃之后再回過頭去根據(jù)項(xiàng)目全局觀點(diǎn)來調(diào)整它們。要確保你一直符合項(xiàng)目被委派時(shí)所制定的方針。如果未能符合這一方針，則再商議新的預(yù)期目標(biāo)。特別要指出的是，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)權(quán)衡利弊：要想讓項(xiàng)目順利完成哪些事情不能做?其它的優(yōu)勢會(huì)受損失嗎?如果受到損失的話，公司將需要什么樣的結(jié)果?
5. 制定監(jiān)督計(jì)劃
這一部分程序包括：決定如何監(jiān)督項(xiàng)目以及如何監(jiān)督資源的使用。通常，項(xiàng)目的監(jiān)督計(jì)劃只注重時(shí)間和金錢。但是，文化和人力程序也應(yīng)處于監(jiān)督之下，而且在整個(gè)項(xiàng)目過程中均要對(duì)人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。負(fù)責(zé)監(jiān)督的部門還有責(zé)任根據(jù)無法預(yù)見的延遲或效益機(jī)會(huì)來調(diào)整項(xiàng)目。
投入時(shí)間和精力制定良好的計(jì)劃將對(duì)項(xiàng)目的最終結(jié)果產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。正如斯蒂文科威在《高效人才的七個(gè)特征》中所寫的那樣"從結(jié)果開始謀劃"，這將會(huì)在項(xiàng)目管理進(jìn)程中發(fā)揮重要作用。