項(xiàng)目計(jì)劃的跟蹤控制
如同采購時(shí)，你通過采購單(在其上打勾)保證采購的順利進(jìn)行; 在聚會演出時(shí)，你通過節(jié)目清單(你的計(jì)劃)來控制節(jié)目的順利進(jìn)行等。同樣，軟件項(xiàng)目管理也需要跟蹤控制，跟蹤控制就是為了保證項(xiàng)目能夠按照預(yù)先制定的計(jì)劃進(jìn)行，使項(xiàng)目不要偏離預(yù)定的發(fā)展進(jìn)程。
跟蹤控制的對象就是項(xiàng)目計(jì)劃。在項(xiàng)目進(jìn)展過程中，項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃來及時(shí)跟蹤項(xiàng)目實(shí)際的執(zhí)行情況，關(guān)注項(xiàng)目的范圍、成本、進(jìn)度、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)等情況，記錄實(shí)際的進(jìn)展情況，對照計(jì)劃與實(shí)際的情況，發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)解決。進(jìn)行項(xiàng)目跟蹤控制的基本步驟如下:
(1) 建立標(biāo)準(zhǔn)，即建立項(xiàng)目正確完成應(yīng)該達(dá)到的目標(biāo);
(2) 建立項(xiàng)目監(jiān)控和報(bào)告體系，確定控制項(xiàng)目必要的數(shù)據(jù);
(3) 測量和分析結(jié)果，將項(xiàng)目的實(shí)際結(jié)果與計(jì)劃進(jìn)行比較;
(4) 采取必要措施，如果實(shí)際的結(jié)果同計(jì)劃有誤差時(shí)，采取必要的糾正措施，必要時(shí)修改項(xiàng)目計(jì)劃;
(5) 控制反饋，如果修正計(jì)劃，應(yīng)該通知有關(guān)人員和部門。
軟件項(xiàng)目經(jīng)理要確定如何獲取項(xiàng)目的時(shí)間、成本、范圍的進(jìn)展信息等(例如計(jì)劃中可以規(guī)定跟蹤頻率和步驟，設(shè)置專門人員負(fù)責(zé)收集項(xiàng)目數(shù)據(jù)或者項(xiàng)目人員按照規(guī)定的度量標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)上報(bào)項(xiàng)目數(shù)據(jù))。然后將項(xiàng)目的實(shí)際結(jié)果與計(jì)劃進(jìn)行比較，采用一定的方法分析項(xiàng)目的進(jìn)展情況，如偏差分析和掙值分析等。
項(xiàng)目跟蹤分析應(yīng)該根據(jù)計(jì)劃的要求實(shí)時(shí)進(jìn)行，要隨時(shí)了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況，以便做出正確的決定。另外，還要跟蹤其他計(jì)劃的執(zhí)行情況，特別要關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該定期回顧和維護(hù)風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃，及時(shí)更新風(fēng)險(xiǎn)清單，對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行重新排序，并更新風(fēng)險(xiǎn)的解決情況，這些活動(dòng)應(yīng)該包含在項(xiàng)目計(jì)劃中，以防遺忘。只有這樣才能使項(xiàng)目經(jīng)理們經(jīng)常思考這些風(fēng)險(xiǎn)，居安思危，對風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)重程度保持警惕。
項(xiàng)目管理一個(gè)非常重要的手段是進(jìn)行項(xiàng)目評審。項(xiàng)目評審的主要目的是根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃對項(xiàng)目的執(zhí)行活動(dòng)進(jìn)行檢查，及時(shí)進(jìn)行溝通，發(fā)現(xiàn)問題，研究解決對策，糾正偏差，保證項(xiàng)目的順利實(shí)施。評審可以針對產(chǎn)品的評審，例如設(shè)計(jì)評審，或者針對質(zhì)量的評審，例如質(zhì)量過程評審，但更多的是針對管理的評審，例如定期的周例會等，以及針對突發(fā)事情的評審等。
項(xiàng)目的最后一項(xiàng)是進(jìn)行項(xiàng)目總結(jié)，這是一項(xiàng)必要的工作。就如同我們聚會活動(dòng)結(jié)束之后，要核算或者說總結(jié)，節(jié)目單的活動(dòng)執(zhí)行的如何?費(fèi)用如何?時(shí)間如何?同樣，作為項(xiàng)目管理的最后一件事情也是總結(jié)，即最后評審，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，編寫項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等，為以后的項(xiàng)目提供參考。
軟件項(xiàng)目計(jì)劃與實(shí)際進(jìn)展的比較方法
一般來講主要有兩種方法: 一個(gè)是偏差分析，相當(dāng)于簡單的減法。在項(xiàng)目的某一點(diǎn)，計(jì)劃值與實(shí)際值相減，這個(gè)計(jì)劃值和實(shí)際值包括范圍、時(shí)間、成本等，判斷其中的差值是否超出可以接受的范圍; 另一個(gè)是掙值分析，相當(dāng)于加權(quán)的減法。在項(xiàng)目的某一點(diǎn)，計(jì)劃值與實(shí)際值不是簡單的相減，而是進(jìn)一步分析實(shí)際完成的任務(wù)與成本和時(shí)間的關(guān)系，以判斷項(xiàng)目進(jìn)展如何。
偏差分析是將實(shí)際費(fèi)用和計(jì)劃費(fèi)用簡單相減，在下圖中就是當(dāng)前日期的實(shí)際費(fèi)用(ACWP)和計(jì)劃費(fèi)用(BCWS)相減。而掙值分析是進(jìn)一步分析實(shí)際完成工作的情況，如下圖，盡管當(dāng)前的實(shí)際費(fèi)用(ACWP)比計(jì)劃費(fèi)用(BCWS)花費(fèi)得多，但是當(dāng)前實(shí)際完成工作量比計(jì)劃多，這時(shí)就引入一個(gè)掙值的概念，即實(shí)際完成工作量的價(jià)值(BCWP，已完成工作的預(yù)算成本，又稱已獲取價(jià)值)。掙值分析的輸入如下:
項(xiàng)目計(jì)劃與項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展的比較
BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled)計(jì)劃完成工作的預(yù)算成本: 是到目前為止的總預(yù)算成本。它表示“到目前為止原來計(jì)劃成本是多少”或者說“到該日期為止本應(yīng)