"項目立項文件",主要內容是遵照合同或相關協(xié)議，項目的大致范圍、項目結束的截止時間和一些關鍵時間，指定項目經理和部分項目成員等。
接下來的項目計劃編寫一般要按照以下過程進行。
1. 成立項目團隊項
相關部門收到經過審批后的"項目立項文件"和相關資料，正式按"項目立項文件"中指定的項目經理組織項目團隊，成員可以隨著項目的進展在不同時間加入項目團隊，也可以隨著分配的工作完成而退出項目團隊。但最好都能在項目啟動時參加項目啟動會議，了解總體目標、計劃，特別是自己的目標職責、加入時間等。
2. 項目開發(fā)準備
項目經理組織前期加入的項目團隊成員準備項目工作所需要的規(guī)范、工具、環(huán)境，如開發(fā)工具、源代碼管理工具、配置環(huán)境和數據庫環(huán)境等。前期加入的項目團隊成員主要由計劃經理、系統(tǒng)分析員等組成，但快要制定好的項目計劃一定要盡可能經過所有項目團隊成員和項目干系人之間的充分溝通。如果項目中存在一些關鍵的（指將影響項目成?。┘夹g風險，則在這一階段項目經理應組織人員進行預演，預演的結果應留下書面結論以備評審。說明：項目計劃書必須在相應階段對項目目標、階段目標和各項任務進行精確的定義，就是要在相應階段進一步進行項目目標的細化工作，特別是在概要設計階段完成，詳細設計階段或編碼實現開始之前，應該對下一階段的目標任務進行細化，應當充分調查并掌握影響項目計劃的一切內部和外部影響因素；應當盡可能充分地分析項目工作分解結構，這樣不僅可以獲得項目的靜態(tài)結構，而且還能獲得項目各工作任務之間動態(tài)的工作流程；應當將項目目標、任務進行分解，制定詳細的實施方案。
3. 項目信息收集
項目經理組織項目團隊成員通過分析接收的項目相關文檔 及 進一步與用戶溝通等途徑，在規(guī)定的時間內盡可能全面收集項目信息。項目信息收集要講究充分的、有效率的溝通，并要達成共識。有些成員認為，電子郵件發(fā)來的文檔（計劃、需求、周計劃等）是在溝通不夠充分的情況下完成的，成員看過后有不了解或與自己的能力或意愿不符的情況，但通過電子郵件等方式溝通的效率不高，這也 許是個習慣的問題，也許和某個具體問題本身 是否 容易通過 電子 郵件 溝通清楚 有關。因此重要的內容需要開會進行討論，確保所有重要問題都得到理解，最終達成共識。討論會上達成共識的應當記錄成文字落實在具體的文檔中。
4. 編寫《軟件項目計劃書》
項目經理負責組織編寫《軟件項目計劃書》?！盾浖椖坑媱潟肥琼椖坎邉澔顒拥暮诵妮敵鑫臋n，包括計劃書主體和以附件形式存在的其他相關計劃，如配置管理計劃等?！盾浖椖坑媱潟返木幹茀⒖肌禛B/T 8567-1988 計算機軟件產品開發(fā)文件編制指南》中項目開發(fā)計劃的要求。各企業(yè)在建立 ISO 9001 質量管理體系或 CMM 過程中也會建立相應的《軟件開發(fā)項目計劃書規(guī)范》。
編制項目計劃的過程應當分為以下幾個步驟：
（1） 確定項目的應交付成果。這里，項目的應交付成果不僅是指項目的最終產品，也包括項目的中間產品。例如通常情況下軟件開發(fā)項目的項目產品可以是：需求規(guī)格說明書、概要設計說明書、詳細設計說明書、數據庫設計說明書、項目階段計劃、項目階段報告、程序維護說明書、測試計劃、測試報告、程序代碼與程序文件、程序安裝文件、用戶手冊、驗收報告、項目總結報告等。
（2） 任務分解：從項目目標開始，從上到下，層層分解，確定實現項目目標必須要做的各項工作，并畫出完整的工作分解結構圖。軟件開發(fā)項目剛開始可能只能從階段的角度劃分，如需求分析工作、架構設計工作、編碼工作、測試工作等，當然規(guī)模較大時也可把需求、設計拆分成不同的任務。特別是在概要設計完成時可以對下一階段的目標任務進行