固定資產(chǎn)單位價(jià)值較大，如何才能保證同定資產(chǎn)購置費(fèi)用控制在下達(dá)批準(zhǔn)的預(yù)算范圍內(nèi)，符合固定資產(chǎn)內(nèi)部控制和業(yè)務(wù)流程。ERP系統(tǒng)提供了兩種高效的控制手段，即投資訂單功能和項(xiàng)目管理模塊。
一種是利用投資訂單功能。在固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)資以前的在建工程階段，即對(duì)每項(xiàng)在建工程確定一個(gè)投資定單號(hào)。通過對(duì)投資訂單下達(dá)預(yù)算額，從而達(dá)到對(duì)固定資產(chǎn)項(xiàng)目的成本支出進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。
財(cái)務(wù)部門對(duì)在建工程費(fèi)用支出達(dá)到預(yù)算的95％時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)出警告信息，提示操作者預(yù)算快耗盡；當(dāng)費(fèi)用支出超過預(yù)算時(shí)，系統(tǒng)不再允許會(huì)計(jì)憑證過賬。
另一種是功能強(qiáng)大的項(xiàng)目管理模塊。項(xiàng)目管理模塊對(duì)投資訂單的功能進(jìn)行了深化和細(xì)化，更適合管理大型項(xiàng)目。由投資管理部門負(fù)責(zé)下達(dá)項(xiàng)目的明細(xì)預(yù)算，實(shí)時(shí)控制項(xiàng)目的進(jìn)展實(shí)施情況，確保固定資產(chǎn)投資費(fèi)用嚴(yán)格控制在批準(zhǔn)的項(xiàng)目預(yù)算范圍內(nèi)。
2．固定資產(chǎn)變動(dòng)業(yè)務(wù)的操作
在ERP系統(tǒng)中，資產(chǎn)管理人員能夠方便地完成固定資產(chǎn)的變動(dòng)業(yè)務(wù)處理，包括新增固定資產(chǎn)、報(bào)廢固定資產(chǎn)、資產(chǎn)的合并拆分等。既可以針對(duì)單條的固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)進(jìn)行購置、部分報(bào)廢、全部報(bào)廢，將資產(chǎn)價(jià)值部分或全部傳輸?shù)狡渌Y產(chǎn)上，也可進(jìn)行批量處理，一次性完成數(shù)條資產(chǎn)的價(jià)值變動(dòng)，大大減輕了財(cái)務(wù)人員的工作量。
3．固定資產(chǎn)折舊計(jì)提及預(yù)測(cè)
ERP系統(tǒng)能夠根據(jù)維護(hù)好的固定資產(chǎn)的折舊碼（即確定的折舊方法）和使用年限、資本化日期準(zhǔn)確地計(jì)算出每條固定資產(chǎn)應(yīng)計(jì)提的折舊。資產(chǎn)管理人員月底運(yùn)行計(jì)提折舊的事務(wù)代碼，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)計(jì)提每條固定資產(chǎn)的折舊，并根據(jù)固定資產(chǎn)分類、成本中心生成折舊計(jì)提的會(huì)計(jì)憑證，大大提高了工作效率與工作的準(zhǔn)確率。
ERP系統(tǒng)還提供了強(qiáng)大的折舊預(yù)測(cè)功能，能夠快速地模擬下月甚至下年度的資產(chǎn)折舊，為企業(yè)成本預(yù)算提供了準(zhǔn)確的測(cè)算信息。
4．固定資產(chǎn)變動(dòng)的全方位多角度追蹤查詢功能
固定資產(chǎn)管理在ERP系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是把傳統(tǒng)的賬務(wù)處理同發(fā)生賬務(wù)的事務(wù)結(jié)合起來，不僅反應(yīng)賬務(wù)的原值、凈值、累計(jì)折舊等資金現(xiàn)狀，而且可以追蹤查詢到資金的來龍去脈，全方位反映固定資產(chǎn)資金的變動(dòng)明細(xì)。
因此，固定資產(chǎn)管理人員可以通過資產(chǎn)主數(shù)據(jù)穿透查詢其發(fā)生的任何業(yè)務(wù)變動(dòng)，從其前期購置業(yè)務(wù)追蹤到報(bào)廢業(yè)務(wù)、清理費(fèi)用的收取。對(duì)上述費(fèi)用通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行全面綜合考慮，不僅能確定固定資產(chǎn)壽命周期的最優(yōu)費(fèi)用方案，而且能夠進(jìn)而達(dá)到理性配置企業(yè)資源，實(shí)現(xiàn)企業(yè)成長的目標(biāo)。
管理人員還可以利用ERP系統(tǒng)強(qiáng)大的查詢功能，全方位多角度地查詢?cè)黾?、減少變動(dòng)的固定資產(chǎn)明細(xì)，資產(chǎn)主數(shù)據(jù)的歷史變動(dòng)狀態(tài)等固定資產(chǎn)變動(dòng)信息。這些多層次全方位的查詢功能能夠滿足不同使用者的信息需求，從而優(yōu)化改善固定資產(chǎn)管理的業(yè)務(wù)流程，提高固定資產(chǎn)管理的效率，加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)的全局管理和控制。
四、利用ERP系統(tǒng)加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理的規(guī)劃
1．集成固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)與設(shè)備主數(shù)據(jù)，并利用實(shí)施條形碼技術(shù)
目前，上海石化正致力于充分利用ERP系統(tǒng)的設(shè)備維護(hù)管理模塊，計(jì)劃將固定資產(chǎn)模塊與設(shè)備維護(hù)模塊關(guān)聯(lián)起來。第一步，制訂固定資產(chǎn)目錄，規(guī)范固定資產(chǎn)類別，大型生產(chǎn)企業(yè)的固定資產(chǎn)種類繁多，為了減少人為判斷固定資產(chǎn)類別出現(xiàn)的偏差，按照生產(chǎn)裝置、設(shè)備性質(zhì)制定固定資產(chǎn)目錄，規(guī)范固定資產(chǎn)類別是必要的。第二步，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)與設(shè)備主數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，將固定資產(chǎn)與設(shè)備主數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)。即可以清楚地查看到該固定資產(chǎn)由哪些設(shè)備組成，以及設(shè)備的性能、位置、功能信息等，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)企業(yè)資產(chǎn)、設(shè)備信息資源的共享，讓企業(yè)各級(jí)資產(chǎn)管理人員從中找到可利用的固定資產(chǎn)信息資源。第三步，就是利用ERP系統(tǒng)里的固定資產(chǎn)及設(shè)備主數(shù)據(jù)開發(fā)條形碼