2008年初，筆者參與了公司開發(fā)測(cè)試系統(tǒng)集成項(xiàng)目的建設(shè),并擔(dān)任該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理。本項(xiàng)目的建設(shè)是為了妥善處理好公司業(yè)務(wù)創(chuàng)新、技術(shù)進(jìn)步與可靠技術(shù)保障之間的關(guān)系,通過采購(gòu)一批新的設(shè)備,建立獨(dú)立的開發(fā)與測(cè)試環(huán)境,并將其與生產(chǎn)環(huán)境物理隔離,以實(shí)現(xiàn)減少發(fā)生技術(shù)故障隱患的目的。本次項(xiàng)目采購(gòu)數(shù)額較大,且涉及的設(shè)備種類包括網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)、存儲(chǔ)等多種類型和型號(hào)。因此為了保證采購(gòu)的設(shè)備滿足開發(fā)測(cè)試系統(tǒng)需求,盡量降低采購(gòu)成本,保質(zhì)保量按時(shí)完成系統(tǒng)集成項(xiàng)目,就必須合理運(yùn)用項(xiàng)目管理中的采購(gòu)管理理論知識(shí),以確保項(xiàng)目采購(gòu)的順利成功進(jìn)行。
采購(gòu)在企業(yè)中占據(jù)著非常重要的地位，因?yàn)橘?gòu)進(jìn)的零部件和輔助材料一般要占到最終產(chǎn)品銷售價(jià)值的40%~60%。這意味著，在獲得物料方面所做的點(diǎn)滴成本節(jié)約對(duì)利潤(rùn)產(chǎn)生的影響，要大于企業(yè)其它成本—銷售領(lǐng)域內(nèi)相同數(shù)量的節(jié)約給利潤(rùn)帶來的影響。所謂采購(gòu)管理（Procurement Management），是計(jì)劃下達(dá)、采購(gòu)單生成、采購(gòu)單執(zhí)行、到貨接收、檢驗(yàn)入庫(kù)、采購(gòu)發(fā)票的收集到采購(gòu)結(jié)算的采購(gòu)活動(dòng)的全過程，對(duì)采購(gòu)過程中物流運(yùn)動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤、監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)執(zhí)行過程的科學(xué)管理。采購(gòu)管理包括采購(gòu)計(jì)劃、訂單管理及發(fā)票校驗(yàn)三個(gè)組件。
一、制定采購(gòu)計(jì)劃
根據(jù)采購(gòu)管理理論,在采購(gòu)前必須制定詳盡和實(shí)施性強(qiáng)的采購(gòu)計(jì)劃,這樣才能保證采購(gòu)工作能按計(jì)劃順利實(shí)施。而在制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí),又可以按照以下三個(gè)步驟具體實(shí)施。
1、采購(gòu)分析
在采購(gòu)分析中,主要對(duì)采購(gòu)可能發(fā)生的直接成本、間接成本、自行制造能力、采購(gòu)評(píng)標(biāo)能力等進(jìn)行分析比較,并決定是否從單一的供應(yīng)商或從多個(gè)供應(yīng)商采購(gòu)所需的全部或部分貨物和服務(wù)。采購(gòu)分析在項(xiàng)目管理節(jié)點(diǎn)上,應(yīng)該是項(xiàng)目規(guī)劃和項(xiàng)目方案已經(jīng)產(chǎn)出,采購(gòu)需要根據(jù)方案做充分采購(gòu)預(yù)算、步驟及順序。
其過程是,分解方案,分解方案任務(wù),列舉采購(gòu)元素。在這個(gè)過程中,分解要細(xì),估算要準(zhǔn),否則采購(gòu)就會(huì)出問題;采購(gòu)不足,或者采購(gòu)過量,都會(huì)帶來麻煩。
在本文項(xiàng)目建設(shè)中,筆者首先完成了開發(fā)測(cè)試系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì)方案。在設(shè)計(jì)方案中,我給出了開發(fā)測(cè)試系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)圖和主機(jī)存儲(chǔ)架構(gòu)圖,明確了系統(tǒng)架構(gòu)建設(shè)的需求。另外,還在設(shè)計(jì)方案中寫明了結(jié)構(gòu)圖中每一個(gè)網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)及存儲(chǔ)設(shè)備的詳細(xì)配置、性能和功能要求。
事后證明,如果不是當(dāng)時(shí)方案細(xì)節(jié)分析到位,采購(gòu)到的產(chǎn)品很可能無(wú)法滿足開發(fā)測(cè)試環(huán)境的需要。因此充分的采購(gòu)分析,是大型項(xiàng)目建設(shè)必不可少的,需要做得全面和具體。
2、合同類型的選擇
當(dāng)決定需要采購(gòu)時(shí),合同類型的選擇成為買賣雙方關(guān)注的焦點(diǎn),因?yàn)椴煌暮贤愋蜎Q定了風(fēng)險(xiǎn)在買方和賣方之間分配。買方的目標(biāo)是把最大的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)放在賣方,同時(shí)維護(hù)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)、高效執(zhí)行的獎(jiǎng)勵(lì);賣方的目標(biāo)是把風(fēng)險(xiǎn)降到最低,同時(shí)使利潤(rùn)最大化。
常見的合同可分為以下5種。不同合同類型適用于不同的情形,買方可根據(jù)具體情況進(jìn)行選擇。一般來說,其適用情況如下:
①成本加成本百分比(CPPC)合同:由于不利于控制成本,目前很少采用;
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