良好的交流秘訣在于讓聽者——而不是說者——成為焦點(diǎn)。要站在聽者的角度上考慮問題，想想他們想要得到什么樣的信息，什么信息對(duì)于他們來說最有用。如果你在起草一份項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告，那么一定要注明所有的必要信息，讓讀者了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況，包括已經(jīng)取得的成績、事項(xiàng)、風(fēng)險(xiǎn)、變化以及其他一些問題。如果在下一步的工作中你需要獲得某方面的資源支持，那么要盡早同資源經(jīng)理打招呼。并且要不斷的提醒他注意你的需求。
如果你發(fā)現(xiàn)小組成員不清楚項(xiàng)目的工期，或是他們?cè)谧鲆恍┎⒉恍枰プ龅墓ぷ?，那么就該考慮一下自己同他們之間的交流是否存在著問題 了。
一般來說，如果你的所作所為曾經(jīng)讓他人感到意外，這就是一個(gè)交流不善的標(biāo)志。(唯一的例外是項(xiàng)目經(jīng)理本身也感到了意外)項(xiàng)目經(jīng)理同樣應(yīng)該注意同小組成員之間的交流。不要覺得交流是一種負(fù)擔(dān)，通過它可以使項(xiàng)目平穩(wěn)的進(jìn)行——大家就會(huì)少一些失望，少一些不確定，也不會(huì)再感到意外。很多項(xiàng)目都存在著問題。交流不善是導(dǎo)致很多問題產(chǎn)生并且激化其他問題的原因。從另一方面來說，前攝性的交流可以幫助解決很多問題。
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