如果把ERP實施比作一盤圍棋，項目收尾就是到了勝負關(guān)鍵的時刻，一不小心就有可能前功盡棄、滿盤皆輸。在ERP實施中，項目收尾往往不被大家所重視。事實上，ERP項目收尾工作和流程重組、需求調(diào)研一樣重要。這項工作不但直接關(guān)系到ERP系統(tǒng)日后的維護，更重要的是關(guān)系到項目能否順利驗收和收到項目結(jié)算款。
有時是因為項目任務(wù)繁重，項目組為了按時完成任務(wù)正忙于埋頭趕工;有時是項目經(jīng)理干脆就把該項工作給忽略了。這里與大家分享我在本次項目中輕視項目收尾，ERP驗收功虧一簣的慘痛經(jīng)歷。ERP項目收尾的三大失誤：
(1)最大失誤：沒有明確項目收尾負責(zé)人
在向客戶方領(lǐng)導(dǎo)申請驗收被拒絕后，我特意向公司資深實施經(jīng)理請教應(yīng)要如何善后。這位前輩告訴我，在他曾經(jīng)參與的幾個項目中，在收尾的時候都設(shè)置了資深收尾主管來專門負責(zé)項目收尾，但還是經(jīng)常出現(xiàn)項目驗收拖延。收尾之難，可見一斑。收尾工作本來就是復(fù)雜和千頭萬緒的，加上臨近項目結(jié)束人心浮動, 同時還牽涉到項目結(jié)算款，扯皮事兒特多，雙方矛盾日漸突出，遠沒有實施過程中的那種協(xié)同配合的熱絡(luò)勁兒。總而言之，如果對項目收尾工作不重視，就會因為合同只差少許事情沒有做好而不能驗收通過，使到結(jié)算款收不到，這對ERP實施來說是一件大事情。
(2)失誤二：沒有制定規(guī)范的收尾工作制度
項目收尾是一個瑣碎、重復(fù)的工作，必須要制定規(guī)范的收尾制度來保駕護航。項目收尾制度必須是嚴密無情的，這樣才能確保該收上來的信息、數(shù)據(jù)、文檔等能及時的收上來。制定規(guī)范的管理收尾制度是項目經(jīng)理經(jīng)常忽略的過程，許多人認為開會時要求大家提交和整理好資料就行了。事實上，項目收尾規(guī)范化制度是很關(guān)鍵的，因為不能總是依靠項目組成員的自覺性來保證各項需提交的資料不拖延到項目完成后才著手整理，同時還要保證重要的資料不丟失。
所以，制定規(guī)范化的制度來保證項目收尾文檔的順利提交，對于項目的延續(xù)性是有很重要的意義。因為以后如果找不到相關(guān)文檔，還不是一樣要找項目經(jīng)理的茬。我在本次項目犯的第三個失誤，就是沒有制定規(guī)范化的收尾制度。
(3)失誤三：沒有重視階段性成果收尾
雖然說是項目收尾，但收的全是以前的活。所以，項目收尾工作本身的技巧也很重要。我在本次項目實施過程中犯的一個失誤是：沒有重視階段性成果收尾。由于收尾工作的特點是復(fù)雜和千頭萬緒，當(dāng)沒有重視階段性成果收尾時，就會不能及時的把項目文檔整理、驗收和歸檔。原因是一個項目階段的工作剛完成時,項目組成員都保留著最新的階段記錄,如階段文檔或最新的文檔版本,這個時候收集起來是非常容易的。時間久了,隨著人員的變動或者項目的需求變更，有些項目成員可能離開了項目組，那時再去收集他們保存的文檔資料就非常困難了,甚至有些記錄永遠也找不到了。例如，本次客戶方項目經(jīng)理就換了幾任。
事實上，只有階段性成果收尾提供的數(shù)據(jù)信息越真實、越準(zhǔn)確,才能保證在項目最終收尾時客觀評定項目的績效，總結(jié)的經(jīng)驗教訓(xùn)和文檔資料才有真正的價值。因此，作為一個好的項目經(jīng)理，一定要學(xué)會收集、整理和保存階段性項目記錄。千萬不要把它當(dāng)作可有可無的事情，或假手于人希望別人會收集和保管好資料。簡單的說，作為一個好的項目經(jīng)理，一定要重視進度中的階段性里程碑成果，提前做好項目階段性工作的收尾工作。階段性收尾工作是保證項目成功的重要管理手段，它和項目的其他工作一樣，應(yīng)該要納入項目計劃中并認真執(zhí)行、落實。